Dans des conditions économiques et environnementales limitées, l’optimisation des coûts devient indispensable pour de nombreuses sociétés. Le défi est encore plus aigu pour ceux qui possèdent une voiture, car le transport est un secteur dispendieux. Une gestion régulière de la flotte automobile est donc absolument indispensable. Elle met en évidence les leviers que les gestionnaires de flotte peuvent influencer pour réaliser des économies de coûts significatives.
Les activités d’un gestionnaire de flotte automobile
Les gestionnaires de flotte ont diverses tâches. Intervenant dans plusieurs niveaux des services de transport, ils ont l'objectif premier de permettre à l'entreprise d'être plus productive tout en réduisant les coûts et en assurant la sécurité des conducteurs. Cela leur donne un contrôle total du parc, qu'il doit connaître dans les moindres détails.
Ses activités sont réparties en 4 axes fondamentaux : tâches administratives, organisation des opérations, maintenance des automobiles et gestion des coûts.
Organisation administrative de la flotte
Le gestionnaire doit s'occuper des contrats d'entretien, de location, d'achat ou de revente de voitures. Par exemple, elle entretient des relations avec des prestataires de services extérieurs à l'entreprise, tels que des concessionnaires, des compagnies d'assurances ou des sociétés de location de voitures. Le gestionnaire de flotte automobile s'occupe également des documents du véhicule, comme la carte grise du véhicule.
Organisation de l'activité transport
Le gestionnaire de flotte automobile organise l'attribution des véhicules aux chauffeurs et suit les mouvements de sa flotte pour s'assurer de sa disponibilité. Il supervise le bon fonctionnement des activités de transport. Il précise notamment l'itinéraire, le temps de trajet et les lieux de livraison. Il s'assure également du bon comportement de ses chauffeurs. En cas d'infraction, il doit s'acquitter de la peine (amende).
Par ailleurs, le gestionnaire de flotte assure le bon fonctionnement du véhicule et prévient les risques de pannes ou d'accidents. Il gère donc le stock de pièces détachées ou de carburant. Aussi, il offre des formations aux conducteurs sur la façon d'entretenir leurs véhicules et les encourage à signaler les pannes.
Enfin, il planifie les travaux d'entretien du véhicule, tels que la programmation des vérifications techniques et des contre-visites.
Gestion du budget alloué au département
Le gestionnaire du parc automobile analyse l'impact des coûts de transport et décisions visant à maintenir le coût total de possession (TCO) aussi bas que possible.
Autres missions du gestionnaire de flotte
Les autres fonctionnalités de fleet Manager, qui sont tout aussi importantes que les principales, incluent :
- Sélection et achat du véhicule.
- Négociations avec divers fournisseurs (essence, atelier, etc.).
- Coordination des ressources humaines utilisant les flottes.
- Affectation des véhicules aux chauffeurs.
- Signaler la gestion des accidents, etc.
Toutes ces tâches sont aussi importantes qu'elles soient, pour le bon déroulement des activités de l'entreprise, c'est la responsabilité du gestionnaire de flotte. De plus, un gestionnaire de flotte de véhicules supervise le budget de la flotte. En effet, un gestionnaire de flotte contrôle toutes les dépenses liées à la gestion d'une flotte de véhicules et c'est son rôle de travailler à limiter ces dépenses.
L’utilité d’un gérant du parc automobile
Comme nous l'avons vu, le métier de chef de projet est très complet et très diversifié, et son utilité ne saurait être surestimée. Cependant, ce premier avantage s'applique directement aux employés. Le rôle principal est de s'assurer que le véhicule loué ne met en aucun cas en danger la sécurité de la personne qui l’utilise. Les véhicules de service, véhicules de société, fourgons, motos et autres véhicules utilitaires doivent être régulièrement contrôlés par lui, réparés si nécessaire, voire remplacés si des défauts sont constatés.
Cela permet d'exercer l'activité de l'entreprise en toute sérénité et à moindre coût, puisque le gestionnaire de flotte mettra tout en œuvre pour coopérer avec les fournisseurs qui lui proposent, par exemple, des remises sur les primes ou des avantages de toute nature.
De plus, la sensibilisation à la responsabilité environnementale s'est accrue ces dernières années et les gestionnaires de flotte sont désormais tenus de donner la priorité aux véhicules qui appliquent des pratiques de conduite respectueuses de l'environnement. Par exemple, les véhicules moins polluants sont privilégiés et les conducteurs souhaitent économiser du carburant.
En guise de conclusion, une carrière en tant que gestionnaire de flotte automobile dans une entreprise est un poste attrayant pour quiconque aime les défis, la variété et la responsabilité. Véritable facilitateur du quotidien, il permet aux entreprises professionnelles disposant de flottes de la gérer avec succès.