Les photocopieuses font partie des éléments indispensables de l’équipement informatique d’une TPE. En sachant que le cycle de vie de ce type d'appareil est d'environ 5 ans, en fonction de sa fréquence, de son intensité d'utilisation et de son entretien, on comprend mieux l'importance de réaliser un achat judicieux, ou d'opter pour un contrat de location offrant le meilleur rapport qualité prix. Vous êtes gérant d'une TPE et ne savez pas pour quelle formule opter ? Alors lisez notre article, où nous vous présentons tous les éléments à prendre en considération avant de vous décider pour l'acquisition ou la location d'un photocopieur pro.
Quelles sont les exigences des TPE en matière de photocopieur professionnel ?
Quelle que soit la taille d'une société, ses besoins en termes de communication sont toujours nombreux. En effet, il lui faut constamment réaliser des numérisations, des impressions, et des copies de documents.
Il va de soi que plus l'entreprise compte de salariés et plus le nombre de photocopieuses qu'elle doit posséder est important. Par ailleurs, pour équiper sa société le plus judicieusement possible, le responsable des achats doit aussi prendre en compte la fréquence d'utilisation envisagée pour ces appareils ainsi que la nécessité (ou non) de disposer de copieurs couleur ou noir et blanc.
En France, une TPE peut employer jusqu'à 19 salariés. En sachant qu'il faut compter environ un photocopieur pour 7 à 10 collaborateurs, on peut considérer que les toutes petites TPE doivent s'équiper d'un seul appareil, et que les TPE dont l'effectif se rapproche des 19 salariés doivent en acheter deux.
Bien que le budget à allouer à ce poste occupe une place déterminante dans le nombre d'appareils à acheter, il convient également de prendre en considération un autre coût non négligeable : celui du tarif par page qui dépend, en grande partie, de la technologie choisie.
Bien qu'il ne paraisse pas si compliqué de choisir un copieur bien adapté à son environnement de travail, il n'en reste pas moins qu'il existe une multitude de modèles proposés sur le marché,. De ce fait il peut vite être compliqué de s'y retrouver. Mieux vaut donc faire s'orienter vers un spécialiste en la matière, tel que materiel-informatique.fr afin d'acquérir le ou les appareils offrant le meilleur rapport qualité prix.
Pour quel type de photocopieur professionnel vaut-il mieux opter ?
Quel que soit le modèle, la photocopieuse pro est l'un des appareils les plus utilisés dans les sociétés, aujourd'hui. Mieux vaut donc tout mettre en œuvre pour bien la choisir !
Malheureusement, force est de constater qu'il devient de plus en plus difficile de faire un choix judicieux tant les technologies sont nombreuses et variées. Sans compter que les fonctionnalités proposées peuvent être très différentes d'un modèle de photocopieur à l'autre.
En termes de technologies, il convient de différencier les photocopieuses analogiques des photocopieurs pro numériques.
- Les photocopieurs analogiques ont été les premiers modèles proposés sur le marché et connaissent aujourd'hui un certain déclin. Leur fonctionnement, axé sur la xérographie, leur permet de retranscrire sur une feuille blanche, tout contenu ayant été préalablement enregistré sur un support continu. Bien que ces photocopieuses présentent un coût bien moins élevé (environ 25, voire 35 % moins cher que les modèles numériques), leur qualité d'impression est moins bonne. Par ailleurs, de par leur technologie qui devient obsolète, ces modèles sont amenés à disparaitre définitivement dans les années à venir.
- Les photocopieurs numériques, qui ont la côte sur le marché, offrent de réelles avancées technologiques, notamment en termes de fonctionnement et d'options. Il faut dire que ces appareils, qui se relient facilement au réseau local d'une société, permettent de scanner, copier, imprimer, et même faxer rapidement divers documents en couleur ou en noir et blanc.
Comment fonctionne la location d'un photocopieur pro ?
Comme son nom le laisse entendre, cela consiste à louer un modèle de photocopieur pro pendant une durée déterminée en souscrivant un contrat spécifique. Ce contrat peut aller de quelques mois, en cas de location courte durée, jusqu'à 3 à 5 ans, lors d'une location longue durée.
Généralement, ce type de contrat comprend une clause relative à la maintenance de l'appareil (entretien régulier, intervention en cas de panne, remplacement des pièces obsolètes, remplacement de l'appareil le temps de la réparation, etc.). Mais vous pouvez également y faire ajouter une clause d'approvisionnement en consommables (cartouches d'encre, papier, etc.) de manière à gérer les stocks de votre entreprise, de manière optimale.
La location d'une photocopieuse offre de nombreux avantages, puisqu'elle permet à une TPE de :
- faire des économies en n'ayant pas à débourser une grosse somme pour son acquisition,
- pouvoir travailler en permanence avec du matériel dernier cri, offrant les dernières innovations du marché,
- maîtriser parfaitement le budget de ce poste, en ne déboursant qu'un loyer mensuel fixe pour l'acquisition du copieur mais aussi pour son entretien et sa maintenance éventuelle,
- changer d'appareil en cours de location en cas de besoin (si les clauses du contrat de location le permettent),
- bénéficier d'un appareil sur une courte durée à moindre coût, en cas de besoin ponctuel, par exemple.
Quelles sont les raisons qui peuvent pousser une TPE à acheter une photocopieuse pro ?
Acquérir un photocopieur consiste à investir dans un appareil dans l'optique de l'amortir. En souscrivant un contrat de vente, la TPE devient propriétaire du copieur tout au long de sa durée de vie. Ce type de contrat peut également comprendre une clause inhérente à la maintenance et à la réparation du matériel. Par ailleurs, certaines enseignes proposent même de reprendre l'ancienne photocopieuse lorsque l'entreprise décide d'investir dans un nouveau modèle.
Ce type de contrat est plus contraignant qu'un contrat de location, c'est pourquoi il vous faudra être bien sûr de votre choix avant de réaliser votre acquisition. Bien que le prix du matériel soit un facteur déterminant, cela ne doit pas être le seul à prendre à considération.
En effet, avant d'acheter un photocopieur professionnel, il convient de toujours bien comparer les différents modèles proposés sur le marché, en termes de rapport qualité prix, mais aussi au niveau des fonctionnalités proposées : la technologie, le type de connexion (wifi, filaire, Bluetooth), la qualité et la cadence d'impression, les formats d'impression, les types de papier imprimables, etc. Comme nous l'avons déjà mentionné un peu plus haut, le copieur a une durée de vie de 5 ans environ, mieux vaut donc que le modèle pour lequel vous opterez réponde parfaitement aux besoins de votre entreprise.
Tout comme la location, l'acquisition d'un photocopieur professionnel présente quelques avantages puisqu'il donne la possibilité à la TPE :
- d'être propriétaire de son propre matériel d'impression et de l'amortir sur le long terme,
- de changer de modèle lorsqu'elle le désire,
- de récupérer le montant de la TVA.
Notez, toutefois, que cette option a aussi ses limites. En effet, pour acheter une photocopieuse, la TPE devra posséder la trésorerie nécessaire ou l'emprunter auprès d'un organisme financier, en sachant qu'un modèle A4 coûte entre 1 800 € et 3 000 € et qu'un modèle A3 peut valoir jusqu'à 30 000 €. Par ailleurs, la technologie évoluant très vite pour ce genre de matériel, il est fort probable que la photocopieuse devienne vite obsolète ou que ses pièces détachées deviennent introuvables sur le marché, ce qui est problématique en cas de panne.
Conseils pour réaliser le meilleur contrat de location ou d'acquisition d'un photocopieur pro de haute qualité
Il va de soi qu'en tant que dirigeant ou responsable, vous êtes probablement la personne la mieux à même de choisir le meilleur modèle de photocopieur pour votre TPE. Toutefois, nous vous conseillons de bien lire les différentes clauses prévues dans le contrat qui vous est proposé, avant de le signer.
Si vous souhaitez acheter votre appareil, vous devez impérativement prendre le temps de comparer les prix des différents modèles proposés par les fournisseurs. Cette étape est impérative si vous souhaitez bénéficier du meilleur rapport qualité prix. N'hésitez pas, également, à tenter quelques négociations sur le contrat de maintenance, proposé en parallèle du contrat d'achat, mais aussi à négocier une remise sur le prix de vente.
Si vous optez pour un contrat de location, vous aurez rarement l'occasion de discuter le tarif de vente du photocopieur en lui-même. En revanche, vous aurez davantage de marge pour en négocier le coût final, le délai de résiliation ou encore la durée. Concernant ce dernier point il faut savoir que plus un contrat de location dure longtemps, plus son tarif est bas.
Pensez également à lire chaque point du contrat et à vérifier que les informations qui s'y trouvent correspondent bien à vos attentes, notamment en matière d'apport, de loyers, de durée, de livraison et d'installation de votre appareil, mais aussi d'échange, de service après-vente, de maintenance et de conditions de reconduction. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises, toujours déplaisantes.
Vous l’aurez certainement compris en lisant notre article, la location ou l'acquisition d'un photocopieur sont deux options qui offrent des avantages différents. Il vous faudra donc faire votre choix en fonction de la situation financière de votre structure, de ses besoins d'impression et de vos attentes en la matière. Pour être certain d'acquérir une photocopieuse de haute qualité mieux vaut donc procéder à des études de coût comparatives prenant en compte différents facteurs très importants tels que le prix de revient du matériel envisagé, le coût de la maintenance sur 5 ans, le tarif d'impression par feuille, le volume d'impression envisagé, le prix des consommables, etc.).