En tant que manager, vous êtes probablement conscient des avantages que la transformation numérique peut vous offrir. En plus de vous faire gagner du temps, elle vous permet également d'optimiser la productivité de vos partenaires et donc, votre chiffre d'affaires. En ce qui concerne la signature électronique, c'est une solution simple, rapide et très efficace. Elle est devenue très populaire auprès de nombreux professionnels qui souhaitent moderniser leur environnement de travail. Mais encore faut-il savoir choisir le bon outil, notamment en ce qui concerne le logiciel de signature électronique. Retrouvez l'essentiel à retenir sur ce sujet dans les lignes qui suivent.
Signature électronique : de quoi s'agit-il exactement ?
La signature électronique est un procédé électronique qui inclut des procédures de cryptographie asymétrique. En clair, il s'agit tout simplement d'une méthode de cryptage visant à garantir la confidentialité d'une donnée. Ce procédé repose, en effet, sur deux éléments essentiels, notamment une clé privée et une clé publique, permettant au destinataire de connaître le message codé qu'il vient de recevoir.
La signature électronique permet donc de préserver l'intégrité d'un document tout en permettant de déterminer l'identité de l'auteur. Il faut savoir qu'il existe deux types de signatures numériques, à savoir la signature de consentement et la signature de sceau, qui a une grande valeur juridique. Il faut simplement noter que ce type de signature doit répondre à différents types de conditions pour être valide.
Ainsi, pour mieux choisir un logiciel de signature électronique adapté, il est dans ce cas essentiel de définir précisément les besoins de votre entreprise. En effet, pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur, de nombreux critères doivent être respectés. Pour recueillir plus d'informations à ce sujet, vous pouvez vous rendre sur plugnsign.com
Choisir un logiciel qui s'adapte bien aux besoins de votre entreprise !
Il est très important de choisir un logiciel de signature électronique qui s'adapte bien à votre entreprise. Pour ce faire, commencez par faire un audit de l'ensemble de votre organisation. En déterminant avec précision ses besoins en matière d'authentification de documents, vous serez en mesure de choisir le logiciel adapté à votre entreprise. Mais comment s'y prendre ?
Tout d'abord, commencez par répertorier les différentes tâches qui nécessitent la signature d'un, voire de plusieurs documents. Ensuite, il suffit d'estimer la fréquence de ces tâches sans oublier les autres partenaires qui sont impliqués. De plus, notez qu'ils pourront également vous proposer de meilleures idées pour vous aider à trouver le bon outil.
Ensuite, n'oubliez pas de calculer le coût de ces nombreuses opérations, notamment les déplacements professionnels, les frais postaux… Bien évidemment, cet audit vous permettra non seulement de choisir un logiciel bien adapté aux besoins de votre entreprise, mais c'est aussi un excellent moyen de mesurer votre retour sur investissement après l'achat.
Signatures digitales : tenez compte de leur valeur légale !
La valeur juridique de vos signatures digitales doit également être incluse dans vos critères de sélection. Sous certaines conditions, sachez qu'une signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. Ainsi, votre logiciel doit avant tout bénéficier des approbations ainsi que des autorisations nécessaires à l'authentification de vos nombreux documents.
Dans ce cas, vous devez vérifier les différentes certifications obtenues par les outils que vous souhaitez utiliser. Ils doivent ensuite respecter les conditions du règlement général sur la protection des données. Outre cela, ils doivent disposer d'une certification eIDAS qui est indispensable pour assurer la valeur légale de tous vos documents professionnels.
En effet, ces différentes certifications permettent également d'attester du niveau de sécurité du logiciel de signature électronique. Il existe diverses autres certifications et qualifications qui permettent elles aussi d'identifier facilement le logiciel de signature électronique le plus sûr. En faisant quelques recherches, vous trouverez sûrement celui qui est parfaitement adapté à votre entreprise.
Tenez compte de la polyvalence de votre logiciel électronique !
Bien évidemment, un bon logiciel de signature électronique doit avant tout être un outil polyvalent. Le vôtre doit être capable de gérer tous les formats électroniques que vous utilisez pour créer vos documents professionnels tels que Word, Excel, PDF, etc. Il doit également vous permettre d'envoyer directement les documents que vous souhaitez authentifier depuis une interface unique, ce qui facilitera vos interactions avec tous les interlocuteurs de votre entreprise.
De plus, votre outil doit être facile d'accès depuis tous types de supports, tels que les tablettes et smartphones de vos employés, les ordinateurs de votre organisation, etc. Agilité, flexibilité et mobilité : telles doivent être les qualités de votre logiciel de signature électronique pour vous permettre d'optimiser le fonctionnement de toute votre organisation.
En bref, il est essentiel de choisir un logiciel de signature électronique rapide, facilement accessible en peu d'étapes. Tout cela, bien sûr, sans faire de compromis sur la sécurité. N'oubliez pas que le système d'identification d'une ou plusieurs signatures, bien que rapide et simple à réaliser, doit avant tout être bien sécurisé pour être efficace.